O pedido costuma chegar com três informações e uma pressa: a data da confraternização, o número de pessoas e a pergunta sobre o que dá para entregar a cada uma delas no dia. Quem escreve é a analista de RH, a secretária executiva, às vezes o próprio sócio. E o que essa pessoa procura é um brinde com a marca da empresa que chegue antes da festa e que alguém leve para casa.
Lembrancinha de confraternização tem uma regra que presente de fim de ano não tem: todo mundo recebe a mesma coisa, no mesmo dia, de uma vez. Isso muda o critério de escolha.
O custo por item pesa mais, porque multiplica pelo número de convidados, e o prazo também, porque a data da festa não anda. E o objeto escolhido precisa fazer sentido para o estagiário e para a diretoria, porque os dois vão estar sentados na mesma mesa.
Antes de indicar qualquer produto, a gente passa por quatro perguntas.
Quantas pessoas, e qual o mínimo do produto. Cada produto tem o seu mínimo, e ele varia muito. Nesta seleção há uma caneta que pede 100 unidades, chaveiros que pedem 50 e copos e canecas que fecham com 20 ou 25. Para uma equipe de 40 pessoas, a caneta de mínimo 100 deixa 60 unidades sobrando. Para 300 pessoas, tudo fecha. É a primeira conta: numa equipe de 40, ela tira 7 das 12 opções desta seleção antes de qualquer conversa sobre gosto.
Como o brinde chega até o convidado. Lembrancinha colocada no lugar de cada pessoa, com a mesa montada antes da chegada, é uma situação. Lembrancinha entregue na saída, numa caixa perto da porta, é outra. Na mesa, ela divide espaço com prato, copo e talher, então item pequeno e leve se resolve melhor. Vidro funciona, mas pede cuidado no transporte até o local e na montagem.
O que vai gravado. O logo da empresa, quase sempre. A tentação é colocar também o nome do evento e o ano. Eu desaconselho: a data prende o objeto àquela festa, e a caneca que diz o ano da confraternização vira lembrança de uma noite em vez de objeto de uso. Em chaveiro e caneta, a área de gravação é pequena, e logo com frase embaixo fica ilegível.
Item sozinho ou kit. Dois itens pequenos juntos aparecem mais na mesa do que um item maior. Mas o kit tem uma conta própria, e ela está logo depois da lista.
Separei pelo lugar onde o brinde vai parar depois da festa, que é o que decide se ele foi lembrancinha ou desperdício.
As opções completas estão em canecas personalizadas e copos personalizados. Destas, as que a gente indica para confraternização:
Aqui entram os chaveiros personalizados e os porta-cartões personalizados:
Estes saem de blocos e canetas personalizadas:
Quem quiser ver as opções organizadas por faixa de preço, e não por produto, encontra a lista completa na página de brindes para confraternização de empresa.
O kit resolve um problema real: um item só, pequeno, pode parecer pouco ao lado do prato, e um item maior estoura a verba. Dois itens pequenos com o mesmo logo resolvem as duas coisas.
A conta que pouca gente faz antes de pedir é a do mínimo. Cada item do kit continua com o seu, então o kit só fecha a partir do maior mínimo entre eles. A Bamboo Pen Bella Gift com o Eco Bloco Notes Abbraccio pede 100 kits, por causa da caneta. O Copo Fibra de Bambu Eco Gift com o Canudo Inox EU Food Grade Tacitusis fecha com 30, porque o canudo pede 30 e o copo, 25.
Para equipe abaixo de 50 pessoas, kit com caneta avulsa raramente compensa. Ali, uma caneca ou um copo com mínimo de 20 ou 25 fecha a conta para equipes a partir desse tamanho.
O prazo de produção é, em média, de 7 a 10 dias úteis, contados da aprovação da arte, não do dia em que o orçamento foi pedido. Parece detalhe. É onde a lembrancinha chega depois da festa.
Entre o pedido e a aprovação existe a cotação, a escolha final do produto, o envio do logo e o layout virtual (mockup). Se a pessoa que aprova o layout virtual é outra, do marketing ou da diretoria, e só entra na conversa no fim, essa etapa sozinha consome dias. E dias úteis em fim de ano têm feriado no meio.
Duas coisas evitam o aperto. Definir no primeiro contato quem aprova o layout virtual, e deixar essa pessoa copiada nos e-mails. E pedir com alguma folga sobre a lista de confirmados, porque a lista de confraternização muda até a última semana, e uma reposição de poucas unidades esbarra de novo no mínimo do produto.
A Inovare atende Brasília desde 2010, e hoje o pedido de empresas, agências e órgãos públicos do Distrito Federal é feito pelo próprio site: a pessoa escolhe os itens na seleção de confraternização, coloca as quantidades no carrinho e envia como pedido de orçamento. A cotação volta por e-mail, em PDF, em até 24 horas.
Mandar junto a data da confraternização e o número de convidados poupa uma volta de e-mail. Com essas duas informações, a cotação já considera o mínimo de cada item e o prazo até a festa.
